Brev, e-post og SMS

I journal:

Kontaktloggen er en oversikt over all registrert kontakt med registrerte kunder. Dvs at hvis du sender SMS eller e-post fra programmet og/eller registrerer samtaler du har med kunden direkte eller via telefon, kan du finne dette fram igjen i kundearkivet

SMS- sending fra ProfVets programmer

For å kunne begynne å sende SMS fra ProfVets programmer, må det være opprettet en SMS- konto hos ProfVet. Gå inn på ProfVets hjemmeside: http://www.profvet.com

og videre til SMS- Service og Opprette konto, skriv inn opplysningene som trengs der og send dette.

ProfVet får da en e-post med dine opplysninger og oppretter en konto. Når dette er gjort og du har fått brukernavn og passord i retur fra ProfVet, kan du administrere kontoen din fra hjemmesiden vår. Du kan altså se hvor mye du har igjen å sende for, bestille påfyll, se hva du har sendt osv.

For å komme i gang med å sende SMS fra programmet, må en bruker med administrator- rettigheter gå inn på System -> Generelt og velge fanen SMS:

Bilde 1. Meny: System - generelt

Da kommer du hit og må skrive inn brukernavnet og passordet på SMS- kontoen din. Her bestemmer du også hva du vil bruke SMS til. Det er levert med en standard tekst til SMS- melding om avtalt time og påminnelse om innkalling, klikk på Tilpass meldingsinnhold for å se evt. endre meldingstekstene.

Bilde 2. SMS

Her er knapp for å aktivere/deaktivere SMS-sendingen. Når du aktiverer, kan du velge om du vil aktivere kunder og/eller brukere og/eller kontakter.

Bilde 3. SMS – til hvem?

Svar Ja og alle i den/de gruppene du har valgt som har et mobilnummer registrert, får ett mobilnummer merket for ”Bruk sms” og i kundearkivet blir det i tillegg merket av for at kunden ønsker kommunikasjon via SMS.
SMS-tjenesten kan deaktiveres. Da fjernes ikke hakene, men ingen SMS blir sendt, før tjenesten aktiveres på nytt.

OBS! Hvis det byttes mellom aktivert og deaktivert SMS-tjeneste, må dette lagres. Og du må logge ut og inn på nytt for at endringene skal tre i kraft.

SMS kan brukes til å sende ut innkallinger, til påminnelse på innkallinger og til å bekrefte timeavtaler. I tillegg kan det sendes SMS manuelt fra Daglig drift – Send SMS:

Bilde 4. Meny – Daglig drift – Send SMS

Det samme Send SMS-skjemaet får du også opp ved å høyre-klikke på pilen i kundenavn-feltet i journalen og velge Send SMS.

Hvis du åpner SMS-skjemaet fra en journal, vil eieren i journalen automatisk komme opp som mottaker av SMS. Hvis ikke, må du klikke på Til og du får opp neste vindu hvor du kan begynne å skrive inn navnet. Merk linjen med riktig navn i lista som kommer opp etter hvert som du skriver og klikk på Til nederst i dette vinduet og klikk OK.

Bilde 5. Send SMS

Bilde 6. Velg mottaker

Nå er du tilbake til det første vinduet som er klart for å skrive inn meldingen og klikke på Send:

Bilde 7. Skriv inn tekst.

Hvis sendingen har gått bra, får du opp dette vinduet som her viser at det er sendt 1 melding:

Bilde 8. SMS – Resultat

Hvis sendingen ikke har gått bra, har mobil-ikonet et rødt kryss i stedet for den grønne haken. Klikk på Vis detaljer for å se hva som er skjedd.

All SMS-kontakt lagres og vises i kundens kontaktlogg som du finner ved å høyreklikke i pilen i eiernavn-feltet i journalen og velger Vis kundekontaktlogg – eller ved å gå i kundearkivet og søke fram kunden i hurtigsøket:

Bilde 9. Kontaktlogg

Dobbeltklikk på linjen for denne SMS-en åpner SMS-vinduet igjen.

OBS! En SMS om en timebestilling sendes ikke umiddelbart. Hvis timen flyttes på før SMS er sendt, endres teksten slik at riktig tidspunkt blir sendt ut. Hvis timen flyttes på etter at SMS er sendt, sendes ny SMS.

E-post med vedlegg fra ProfVets programmer

Bilde 10. Meny – Daglig drift – Send E-post

Du får opp et e-post-vindu og må klikke på Til-knappen.

Bilde 11. E-post

Skriv de første bokstavene i navnet til kunden og dobbeltklikk på riktig kunde når han er kommet opp i lista. Navnet blir da lagt inn i Til-feltet nederst i dette vinduet. Klikk OK og navnet legges på Til-feltet i e-postvinduet (bilde 11).

Bilde 12. Velg mottaker

På samme måte kan du klikke på Kopi-knappen i e-post-vinduet (bilde 11), begynn å skrive inn navn og dobbeltklikke på navnet når det kommer opp for å legge det i Kopi-feltet nederst her (bilde 12). Klikk OK og navnet blir lagt inn i Kopi-feltet i e-post-vinduet. Skriv inn emne og tekst og klikk på Send og en ”ordentlig” e-post blir laget. Når du oppretter e-posten i programmet på denne måten, blir den lagret i Kontaktloggen på denne kunden på samme måte som SMS-meldinger som er sendt samtale-innhold som er registrert og kan hentes fram derfra.

Direktesamtale- / telefonsamtalenotat

I journalen kan du notere det du har sagt til en kunde enten direkte eller via telefon. Da høyreklikker du på pilen til høyre i kundenavn-feltet, får opp en liste over kontakttyper og kan velge, for eksempel Direktesamtale-notat:

Bilde 13.Direktesamtale- og telefonsamtalenotat

Du får da opp dette vinduet hvor du kan notere det som er sagt:

Bilde 14. Direktesamtale

Bilde 15. Linjer i kontaktlogområdet i kundeskjemaet

Brevfletting/Masseutsendelse via e-post

Denne funksjonen er ikke på plass ennå, men det kan gjøres manuelt på denne måten (ta kontakt med ProfVet Support for å få hjelp til dette):

To muligheter beskrives her:

A. Masseutsendelse per brev som papirpost

B. Masseutsendelse per e-post via e-postprogram

Trinn 1: Søk – avansert:

Det må lages en spørring for å få tak i kundens kontaktinformasjon – enten adresse (A) eller e-post adresse (B).

Spørringene som må legges inn er disse (i begge tilfeller velges bare eiere som har minst 1 aktivt (levende) dyr):

A (adresser): Brev til alle kunder med aktive dyr

SELECT DISTINCT c.col_Customer,c.col_Address, cc.col_zipcode, cc.col_city

FROM tbl_Customer AS c

INNER JOIN tbl_Zipcode AS cc ON cc.col_ID = c.col_ZipcodeID

INNER JOIN tbl_Animal ON tbl_Animal.col_CustomerID = c.col_ID

WHERE tbl_Animal.col_AnimalInactiveID is null

B (e-post adresser): E-post til alle kunder med aktive dyr

SELECT DISTINCT c.col_Customer, cc.col_ContactValue

FROM tbl_Customer AS c

INNER JOIN tbl_ContactCustomer AS cc ON cc.col_CustomerID = c.col_ID

INNER JOIN tbl_ContactType AS ct ON ct.col_ID = cc.col_ContactTypeID

INNER JOIN tbl_Animal ON tbl_Animal.col_CustomerID = c.col_ID

WHERE ct.col_ContactTypeEnumID = 170 AND tbl_Animal.col_AnimalInactiveID is null

Dette må lages som en post skjemaet Søk avansert også kalt ”søk i alle data”.

Menyvalget ”Vis liste” aktiveres. Du får fram listen over kundene.

Trinn 2: Eksport til Excel-fil:

Menyvalget ”Eksporter” aktiveres: Du får opp et eksportvindu ved siden av søkevinduet som ser slik ut:

Bilde 16. Eksporter

Aktiver filvelgeren i enden av feltet ”Eksportfil”. Du får opp dette vinduet som bestemmer hvor og i hvilket format filen skal lagres i:

Bilde 17. Lagre fil

Hvor du skal lagre filen, bestemmer du selv. Den må lagres et sted slik at du når den fra den Pcen du skal skrive ut brevene eller sende e-posten. Hvis du skal bruke samme PC som du jobber nå, er desktop (skrivebordet) er greit sted.

Det som er viktig er att:

- Save as type (Lagre som): settes til Excel-fil først

- File name (Filnavn): settes til en fil med xls (ev. Xlsx)

Aktiver Save (Lagre) og du kommer tilbake til programmet med dette vinduet:

Bilde 18. Eksporter

Aktiver knappen Eksporter og filen lagres.

Trinn 3: A. Masseutsendelse per brev som papirpost

Vi går over til WORD for å skrive brevet og få flettet inn adressene vi har fra Excel-filen. I WORD kan man bruke en veiviser for å få gjort jobben. Den finner du her:

Bilde 19. Eksporter

For detaljer se:

http://office.microsoft.com/nb-no/word-help/bruke-utskriftsfletting-til-a-opprette-og-skrive-ut-brev-og-andre-dokumenter-HA010081976.aspx

Trinn 3: B Masseutsendelse per e-post via e-postprogram

1. Åpne Excel-filen du har lagret på skrivebordet. Marker alle e-postadressene i kolonne 2 ved å dra muse nedover i hele kolonnen. Aktver kopi (Ctrl + C).

2. Gå til e-post programmet ditt (f.eks. Outlook eller Outlook Express), velg Ny e-post, ta fram feltet Bcc (Blindkopi) og bruk dette til å lime (Ctrl + V) inn e-postadressene fra Excel.

OBS: I det du limer inn e-post adressene kommer det ikke semikolon mellom adressene, men straks du går ned til feltet subject (emne) settes semikolon inn. Her er et eksempel på hvordan det kan gjøres:

Bilde 20. Mail

Hvis du syntes hele denne beskrivelsen er vanskelig å følge, ta kontakt med ProfVet supporten, så hjelper vi deg med dette.