Regning

Betale faktura	Generelt	Regningsfanen
Betale regning	Innstillinger	Regningsstatus
Dele/slå sammen regning	Kreditnota	Salg i regning
Endring i regning/faktura	Regning	Veiviser
Faktura Forsikringsoppgjør	Regningsdel i journal	Økonomisk oppbygging

Generelt
Regning (eller Bill (eng.)) er grunnenheten i økonomien. Regningen føres på kunden (eieren) og dyr angis ikke her. Hver regning har et unikt regningsnummer basert på hvilken regnskapsklient det gjelder. Regningsnummeret består av: bokstaven B (for Bill) + prefiks + årstall + løpenummer. I tillegg lagres regnskapsklientens navn. Videre lagres kundens navn, opprettet dato (ordredato) og ferdigdato (regnskapsdato). Regningen kan ha forskjellige statuser: åpen – regning er opprettet og første linje er ført, nye linjer kan legges til, klar for betaling – nye journallinjer kan ikke legges til, valg av betalingsmåte er neste, lukket – nye linjer kan ikke legges til, regningen er satt på vent, den er ikke ferdig og skrevet og lukket – regningen er låst og betraktes som ferdig, kan bli overført til regnskap via regnskapseksport.

Regningen har mange regningslinjer. Linjene føres som kredit eller debet. En regningslinje kan være en journalpris (er tilknyttet en journal), en salgsartikkel (er tilknyttet et salg) eller en fritekstføring. Senere påføres betalings- eller kundefordringslinje. En regning som ikke er en faktura (se nedenfor) kan skrives ut som en kvittering. På denne framkommer regningsnummer og informasjon om regnskapsklienten (organisasjonsnummer, adresse, telefon, m.m.). Hver utskrift av regningen lagres som en pdf- fil for historisk oversikt (jfr. Regnskapslovens krav om identisk kopi av salgsdokumentet).

Når journalen – som bare inneholder faglige data – står framme, vises tilhørende regningslinjer nederst i journalskjermbildet - men er teknisk sett altså ikke en del av journalen. Vær oppmerksom på at regningen kan inneholde mer enn det som vises i denne visningen, f.eks. salgsartikler eller prislinjer tilhørende en annen journal. Vi kaller det ofte regningsdelen av journalen (markert med rød ramme her):

Bilde 1: Journal med tilhørende regning, Rød ramme viser regningsdelen av journalen (regningen sett fra journalen).

Til toppen

Regningsfanen
Denne har viktig informasjon om regningen: regningsnummer, status og beløp. Informasjon endrer seg mens regningen er under føring. Her er eksempler på de tre vanligste situasjonene:

a) - det er ingen regning tilknyttet denne journalen. Det er ikke ført noen priser og ingen priser vises.

b) - regningen er opprettet. Dette skjer når første prisen på en journal blir lagret (dvs. journalen er priset). Status settes alltid til ”åpen”. Vårt eksempel viser en regning med nummeret Bsm-2010-80, status ”åpen” og pålydende kr. 4246,25 inkl. mva totalt (som kan være et høyere tall enn summen av prisene).

c) - her er status ”skrevet og lukket”.

Regningsfanen – høyreklikk gir disse valgene:

Bilde 2: Valg i regningsfanen i journalen

1) Vis regning – fører deg over til selve regningsskjemaet (se nedenfor).

2) Endre status til ”klar for betaling” – eller tilbake til "Åpen”

3) Opprett ny regning - betyr å lage en regning til på samme journal. Dette kan være praktisk hvis du har glemt å føre på noen journalpriser etter at den første regningen er skrevet ut og betalt. En journal kan altså ha flere regninger, på samme måte som en regning kan stamme fra flere journaler.

Forholdet mellom journal og regning er altså ikke nødvendigvis 1:1.

Til toppen

Regningsdelen av journalen

Bilde 3: Regningsdelen av journalen vist i detaljert visning med summer per konto og økonomisk ansvarlig.

Her ser du de prisene som er ført. Alle prisene som gjelder denne journalen vil vises. Prisene kan hentes fra forhåndslagrede journalpriser (som enkeltpriser) eller journalforslag (som prissamlinger). I begge tilfeller hentes prisen fra en liste, beløpene for honorar, medisin og utstyr foreslås, og disse vil multipliseres med tallet i feltet antall. Du kan også skrive fritekst og sette inn beløpene selv. Det siste anbefales ikke brukt hvis du ønsker å føre statistikk på de ulike prisene.
Visningen kan være mer eller mindre detaljert: i bilde 2 er det valgt en visning av beløp inkl. mva og økonomisk ansvarlig. I dette tilfellet – og spesielt når du velger å vise ”beløp inkl. mva” blir det lett å se at summen på denne regningen består av disse 4 prislinjene (altså ikke flere).

Til toppen

Regningsstatus
Åpen: en nyopprettet regning får alltid status ”åpen”. Første linje er ført og nye linjer kan legges til. ”Åpen” betyr at regningen ikke er håndtert med betaling eller fakturering. Den er uferdig eller uhåndtert, bør gjøres noe med. Husk at ”åpen” ikke betyr det samme som ubetalt, men i praksis er det nesten alltid slik. Så lenge status er ”åpen”, vil alle nye priser legges til denne regningen – fra journalen ført på denne kunden eller fra salg (OBS: innstilling finnes, se nedenfor). Det kan være veldig praktisk når en kunde har med to eller flere dyr som får hver sin journal. Eller hvis du har avtale med en kunde om månedsfakturering. En ”åpen” regning endrer automatisk status i følgende tilfeller:

1) Ved registrering av kontant betaling via knappene ”kontant” eller ”kort” som gjør at kvittering kommer ut, og status endres til ”skrevet og lukket”

2) Ved fakturering av en eller flere regninger, faktura skrives ut, og status endres til ”skrevet og lukket”

Klar for betaling: Denne statusen kan du bare sette fra journalen, og den betyr at ingen flere journalpriser kan (eller skal) påføres. Prislinjene blir låst, og ingen kan i vanvare føre på flere priser i journalbildet. Men salgsartikler kan påføres via salg eller i selve regningen. Praktisk bruk: veterinærene (fagpersonene) er ferdig med sin prising av en journal, og ønsker å gi beskjed til resepsjonen om at de kan ta betaling. Settes regningen til denne statusen, vil det også medføre at regningen kommer på listen over regninger med status klar for betaling på sidefanen øverst til høyre.

Lukket: Dette brukes når du ønsker å sette en regning på vent, for senere håndtering. Regningen blir låst, men den er ikke ferdig. (nei, ikke noe som heter samlefaktura lenger – en faktura kan kun bestå av en – 1 - regning). Dette brukes i forbindelse med fakturering der du bruker faktureringsrutinen (daglig drift – skriv faktura). Dette kan f.eks. være om du ønsker å overprøve fakturagebyret, ønsker å sette en spesiell betalingsfrist eller en fakturadato som avviker fra dagens dato. Status kan settes til lukket via veiviser (se under).

Skrevet og lukket: Denne statusen kommer automatisk når du registrerer full betaling eller fakturerer. Regningen er låst, og betraktes som ferdig. Den kan bli overført til regnskap via regnskapseksport. En regning som har status skrevet og lukket, får også påført en regnskapsdato. Husk at ”skrevet og lukket” ikke betyr det samme som betalt.

Endre status på en regning:
Dette kan gjøres manuelt (og lovlig) på denne måten:
i) Du kan legge markøren på regningsfanen (i journalen), høyreklikke og velge ”endre status til ’klar for betaling’” (og omvendt).

ii) Du kan gå til regningen og bruke veiviseren (se nedenfor) og endre status til ”lukket” (og omvendt).

Du får advarsel eller blir stoppet hvis du prøver å gjøre noe som ikke er i tråd med god regnskapsskikk.

Til toppen

Innstillinger
Valg av åpne regninger fra meny: System à Generelt à Diverse. Her finnes et valg (kun systemadministrator har tilgang til dette):

Dette handler om hva som skal velges hvis kunden har en åpen regning. Eller sagt på en annen måte: ”om hver journal skal ha egen regning”. Dette siste er blitt viktig i forbindelse med forsikringssaker: da kreves det og er mest ryddig om hver journal (dvs. hvert dyr) har egen regning.

Hvis valget er avmerket, vil brukeren få et spørsmål hver gang den situasjonen oppstår: at en kunde har en åpen regning (fra i dag eller tidligere) og det føres nye journalpriser eller salg på denne kunden (altså på en annen journal). Meldingen brukeren får ser slik ut:

Bilde 4: Valg om åpne regninger. Dialogboks der tilknytning til en åpen regning kan velges.

Til toppen

Du får fram en liste over denne kundens åpne regninger. Eller du kan velge ”opprett ny”. Vi anbefaler at denne innstillingen settes på.

Hvis denne innstillinger ikke er satt på, vil nye priser\ salgsartikler automatisk legges til den siste åpne regning på samme kunde. I mange situasjoner kan det være praktisk også, f.eks. en god, fast kunde som du ønsker å fakturere per måned.

Regning (skjemaet)
Regning åpnes på disse måtene:

1) Ikon på toppen med € -symbol

2) Daglig drift à regning

3) Fra journal: via høyreklikk på regningsfanen, og å velge ”Vis regning”

4) Fra salg: via egen knapp ”Vis regning”

5) Fra diverse søk, oversikter, reskontro, m.m.: via dobbeltklikk på aktuell linje.

Bilde 5: Regning. Detaljer visning. Status ”Åpen”. Bare journalpriser. Regningen er ubetalt.

Regningen vises på en regnskapsfaglig måte, som et bilag i et regnskapsprogram:

Øverst vises 6 opplysninger om regningen: regningsnummer, regnskapsklient, opprettet dato/tid, status, avdelingsvalg (gjelder bare hvilken heading som skal benyttes) og regnskapsdato.

I midten vises regningens detaljer, som linjer – én linje per regnskapskonto, og feltene debet og kredit vises (her vist både med og uten mva). Under linjene vises felt for debet/kredit summer, derunder regningens summer med og uten mva og aller nederst ubetalt beløp. Legg merke til at de linjene som vises er nøyaktig det samme som vises fra journalen, men på en annen måte: i journalen har hver linje kolonner for regnskapskontoene honorar, medisin og utstyr, mens her i regningen blir det en linje for hver regnskapskonto. Dobbeltklikk på linjene i regningen fører deg til den journalen som regningen tilhører. Hvis en linje er lagt til direkte i regningen, får du beskjed om dette når du dobbeltklikker på den. I bilde 4 er debet sum lik 0 ettersom ingen betalingshandling er foretatt ennå. Linjene er låst for redigering, men hvis regningens status er ”åpen” kan du via knappen ”rediger” få til å endre, slette og føre nye linjer.

Nederst finnes knapper for betalingsvalg og fakturering.

I høyre del av regningen finnes det fire rammer – i denne rekkefølgen:

Ramme 1: Kundens navn og kundens tidligere regninger vises i en liste. Du kan velge om du vil se alle, bare åpne eller bare de som er lukket. Klikk på noden for å se prislinjene innen regning. I bilde 4 er ”åpne” valgt.

Ramme 2: Informasjon til kunden. Her kan enkle beskjeder til kunden skrives og disse kommer på kvitteringen. Et eget skjema ”Kvitteringsinformasjon” holder rede på de vanligste tekstene (se Administrasjon àkvitteringsinformasjon).

Ramme 3: Kundens tidligere kjøp er salgsartikler som kunden tidligere har kjøpt. Dette vises her ettersom salg kan føres direkte i regningen (se nedenfor).

Ramme 4: Interne notater. Et tekstfelt til eget bruk, kan f.eks. brukes til notater om en spesiell oppfølging av en regning (f.eks. forsikringssak, betal senere, m.m.). det du skriver her vil komme fram på sidefanen ”regning”. Feltet kan f.eks. benyttes til å gi beskjeder til de i resepsjonen om at kunden skal ha et spesielt fôr, eller andre interne opplysninger i forbindelse med håndtering av regningen.

Til toppen

De to vanligste handlingene på en åpen regning når du står i regning (ikke journal):

1. Føre på salgsartikler: Gjøres her i regningen på en av to måter:

a. Velge rediger og få tilgang til å føre nye linjer. I feltet ”tekst” vil du få oppslag mot salgsartiklene dine.

b. Aktiver menyvalget ”strekkode”. Skanne så artikkelen som vil legges til som en ny linje på regningen. Antall korrigeres om ønskelig.

c. Dobbelklikke på en artikkel kunden har kjøpt tidligere, og den vil legges til i denne regningen.

2. Registrere kontant- eller kortbetaling, eller skrive faktura: bruke knappene nederst.

Bilde 6: Regning. Detaljer visning. Status ”Skrevet og lukket”. Journal- og salgspriser er ført. Regningen er betal med kort..

Bilde 6 viser en sannsynlig hendelse med bilde 5: Legg merke til at status er endret til ”skrevet og lukket” og at regnskapsdato er satt lik datoen for betaling. Debetsum (betaling med kort til konto ”kreditkortfordring”) er lik kreditsum. Regningen er betalt (Ubetalt står som 0). Dersom det er aktuelt med beregning av øreavrunding, så skjer det automatisk i forbindelse med betaling eller fakturering. Kontant og faktura avrundes til nærmeste hele krone, kort avrundes til nærmeste øre. P.g.a. at det i beregning av mva brukes 4 desimaler, kan det i noen tilfeller bli -0,01 ev. 0,01 i ubetalt. Programmet håndterer disse regningene som om de skulle stå med 0,00.

Til toppen

Bilde 7:Regning. Faktura er opprettet. Detaljer visning. Status ”Skrevet og lukket”. Bare journalpriser. Regningen er ubetalt.

Bilde 7 viser en annen sannsynlig hendelse med bilde 5: regningen har fått på en salgsartikkel, men kunden kunne ikke betale, og ville ha med seg en faktura. Det er generert en faktura (se i nederste høyre hjørne) med et eget fakturanummer og KID. Legg merke til at status er endret til ”skrevet og lukket” og at regnskapsdato er satt lik fakturadatoen. Det har kommet inn en linje for fakturagebyr (dette er valgfritt). Debetsum (denne gangen ”kundefordring”) er lik kreditsum. Regningen er fortsatt ubetalt.

Bilde 8:Regning med faktura. Detaljer visning. Status ”Skrevet og lukket”. Regningen er betalt.

Bilde 8 viser en faktura som er betalt i ettertid (det har kommet inn 2 linjer for betaling og datoen for disse). Status er fortsatt ”skrevet og lukket” og regnskapsdato er fortsatt lik fakturadatoen. Debetsum er lik kreditsum. Regningen er betalt.

Til toppen

Endringer i regning/faktura
Det vil alltid oppstå situasjoner som krever at regninger må kunne endres eller gjøres om igjen, men regnskapsloven setter strenge begrensninger. Hovedprinsippene for endringer er disse:

En regning/faktura som er overført til et eksternt regnskap kan ikke endres. Kreditnota må opprettes og ny regning lages.

En regning/faktura som er sendt med/ut til en kunde, skal endres på samme måte – via kreditnota. Hvis du på en annen måte kan sende/gi kunden ny regning og be kunden se bort fra den forrige, vil endringer være akseptabelt innen et kortere tidsrom, f.eks. samme dag. Husk at ProfVets programmer lager en pdf- kopi hver gang en regning/faktura skrives ut eller sendes som e-post. Dette er også kravet i regnskapsloven.

En regning som er åpen (dvs. under arbeid) kan alltid endres. Hvis du skriver ut en regning til kunden og umiddelbart ser feil, kan regningen åpnes igjen for redigering.

Endringer kan gjøre på flere måter:

1) Manuell retting – som kan bestå i først å annullere faktura, så åpne regning (via veiviseren), så aktiver valget ”rediger” nede til venstre i regningen.

2) Bruk av veiviseren. Når du bruker veiviseren, vil programmet passe på at regningen blir korrekt endret i henhold til regnskapslovens krav, f.eks. når det gjelder kreditnota.

3) Dele/slå sammen regning
Prislinjene i regning kan flyttes mellom åpne regninger. En regning kan deles opp ved å først opprette en ny regning (ved å aktivere ”Ny” når du står i en regning), så dra linjer over fra den ene til den andre regningen. Se bildene 8 a-c hvordan dette gjøres. Du ender opp med to åpne regninger. Den ene kan f.eks. betales, mens den andre faktureres. To åpne regninger kan slås sammen til én på tilsvarende måte.

Bilde 9a: Dele opp en regning: Bsm-2010-99 skal deles i to regninger. Regningen har 5 prislinjer.

Til toppen

Bilde 9b: Dele opp en regning: Bsm-2010-100 er opprettet, foreløpig ingen prislinjer

Bilde 9c: Dele opp en regning: Bsm-2010-100 har fått over 2 prislinjer fra Bsm-2010-99.

Til toppen

Salg i regning
Du kan føre salgsartikler direkte i regningen, på tre måter:
i) ved å aktivere menyvalget ”strekkode” og så skanne varen.

ii) ved først å klikke på ”Rediger”, så føre en ny linje og velge salgsartikkelen i feltet tekst. Legg merke til at det er bare salgsartikler som blir vist i lista.

iii) ved å dobbelklikke på en artikkel på listen over kundens tidligere kjøp.

Bilde 10: Regning. Føring av salgsartikler direkte i regning.

Til toppen

Betaling av regning

Fra journal:
Høyreklikk på regningsfanen, velg ”Vis regning” og du kommer over i selve regningen. Velg betalingsmåte blant knappene nederst i regningen. Kvittering lages og forhåndsvises automatisk for utskrift – og lagres i systemet. Regningen får status ”Skrevet og lukket” og får regnskapsdato lik betalingsdato. Hvis regnskapsdatoen av en eller annen grunn er feil (hvis du oppdager at en kontantbetaling fra i går ikke er registrert, for eksempel, vil du få regnskapsdato den dagen du registrerer betalingen mens riktig regnskapsdato er gårsdagens), endrer du denne via veiviseren.

Fra salg:
Egne knapper for betaling i selve skjemaet.

Betale faktura
En faktura må betales via Daglig drift àBetaling:
Velg dato, skriv inn enten fakturanummer, kundens navn eller KID og velg fra lista som kommer opp. Mange fakturaer/regninger kan registreres på en gang. Husk å klikke Registrer betaling etter at du har fylt ut lista over betalingene du skal registrere!

Bilde 11: Betaling av fakturaer. Gjøres i eget menyvalg.

Til toppen

Veiviser
I menyen i Regning finner du valget Veiviser som gir mange muligheter for lovlige endringer i regninger.

Forsikringsoppgjør

Korreksjon, retur og reklamasjoner

Bilde 12: Veiviser regning. Startbilde med mange valg.

Veiviseren hjelper deg på en kontrollert måte: du får beskjed hvis valgene dine er ulovlige for den aktuelle regningen (som er den regningen som står framme og som også vises øverst i veiviseren).

Du velger en av mulighetene, klikker så på ”neste” som gir deg felt for nye valg eller informasjon. Vær nøye med å lese informasjonen som gis!

F.eks. hvis du velger å ”åpne regning”, får du beskjed om at alle betalingslinjene vil bli slettet. Dette er gjort med hensikt for at den skal nullstille seg helt m.h.t. betalingen. Du bør notere ned det beløpet som er registrert som betalt.

Til toppen

Forsikringsoppgjør

Forsikringsoppgjør er et valg i Veiviser. Klikk på neste fører deg hit:

Bilde 13: Veiviser – Forsikringsoppgjør

Velg riktig forsikringskrav og klikk Neste

Bilde 14: Veiviser – Forsikringskrav, engi beløp

Skriv inn beløpet som forsikringsselskapet dekker og klikk Neste:

Bilde 15: Veiviser – Forsikringskrav, angi beløp

….og Neste og Fullfør. Regningen blir da seende slik ut og egenandelen kan betales som vanlig av kunden:

Bilde 16: veiviser – Forsikringskrav, regning

Til toppen

Korreksjon, retur og reklamasjoner

Eks.: En kunde har vært på klinikken og kjøpt og betalt dette:

Bilde 17 : Regning, betalt kontant

Han vil levere tilbake den elektriske tannbørsten som han ikke er fornøyd med.

I tilfeller der regningen er åpen og kunden ikke har betalt noe, er det bare å redigere i regningen og la kunden betale riktig beløp. I tilfeller der regningen er fakturert og/eller kunden har betalt noe eller alt, må det opprettes kreditnota. Dette gjøres ved å finne den aktuelle regningen (regningen hvor aktuelt kjøp/betaling er registrert) ved å åpne regning og skrive inn kundens navn oppe til høyre og velge å vise Alle under regningsstatus under.

Klikk på Veiviser i regningsmenyen og velg Korreksjon, retur og reklamasjoner:

Bilde 18: Veiviser – Korreksjon, retur og reklamasjoner

Klikk Neste.

Skriv inn regnskapsdatoen på regningen:

Bilde 19 : Veiviser, angi regnskapsdato for opprinnelig regning

Klikk neste og velg riktig i dette bildet:

Bilde 20 : Veiviser, bestemme om det skal opprettes ny regning eller ikke.

Hvis kunden skal levere tilbake alt på regningen, kan du velge det øverste (Annuller hele regningen eller fakturaen. Hvis det gjelder bare en del av det som står på regningen, velger du det nederste valget: Opprett en ny regning eller faktura og annuller den gamle. Klikk Neste og Fullfør

Nå blir det først laget en kreditnota som nullstiller den opprinnelige regningen og en ny, åpen regning med linjene fra den opprinnelige. I tillegg får du opp et skjema som kunden skal skrive under på for mottatt kontantbeløp på (bilag til kassen) og en kvittering på kreditnotaen.

Bilde 21 : Kassebilag – kunden skal kvittere for mottatt beløp

Hvis du velger Alle under regningsstatus igjen nå, får du denne lista:

Bilde 22 : Regning – oversikt over regninger som hører sammen med aktuell situasjon

BA-2011-17 er opprinnelige, betalte regning.

BA-2011-18 er kreditnotaen med negativt beløp.

BA-2011-19 er den nye åpne regningen.

Opprinnelig regning og kreditnota har fått linker til hverandre.

Nå skal du velge den nye, åpne regningen (BA-2011-19), klikke Rediger og slette den linjen som skal bort og lagre:

Bilde 23 : Ny åpen regning, linje for innlevert vare slettet

Hvis kunden har fått tilbake kontantbeløpet for kreditnotaen, kan han nå velge hvordan han vil betale den nye regningen. Ellers er det naturlig å registrere den nye regningen som betalt kontant og la kunden få tilbake mellomlegget.

Hvis kreditnota blir opprettet senere enn innlevering av vare skjer: Dato på linjene står til dagens dato, selv om man velger en annen regnskapsdato da kreditaen ble opprettet. Man kan da endre dato på linjene også ved å bruke veiviserens valg Endre regnskapsdato. Det samme kan gjøres for den eventuelt nye regningen.

Til toppen

Økonomisk oppbygging
(til regnskapsfører/ revisor)

Programmets struktur (gjelder ProfVet Clinic og ProfVet Practice)
Programmet er et administrativt, faglig og økonomisk system for veterinær klinikkdrift. Programmets faglige avdelinger er hierarkisk oppbygget på denne måten:

Konsern (nivå1) – Klinikk (nivå2) – Avdeling (nivå 3) – Bruker (nivå 4)

På den økonomisk siden finnes regnskapsklientene – som bare via bruker – har en tilknytning til de faglige avdelingene (menyvalg: Administrasjon à Organisasjon).

Alle brukere må logge inn og velge avdeling (indirekte klinikk og konsern) og regnskapsklient. Alle føringer brukeren gjør, lagres på avdeling og regnskapsklient.

I to hovedskjemaer - journal og salg - gjøres faglige føringer/ salg av fôr og priser settes. Journalen er dyrets, men kunde (eier) er selvsagt også registrert. Salget er kundens, dyr er valgfritt. Betaling kan registreres fra regning og/eller salg. Selve lagringen av priser/ salgsartikler gjøres i et eget skjema – regning – som er grunnenheten for økonomien.

Regning (Bill)
Dette er grunnenheten i økonomien. Regningen føres på kunden (eieren) og dyr angis ikke her. En regning består av et skjema med mange regningslinjer. Linjene føres som kredit eller debet. En regningslinje kan være en journalpris, en salgsartikkel eller en fritekstføring, eller det kan være en betalings- eller kundefordringslinje. Hver regning har et unikt regningsnummer basert på hvilken regnskapsklient det gjelder. Regningsnummeret består av: bokstaven B (for Bill) + prefiks + årstall + løpenummer. I tillegg lagres regnskapsklientens navn. Videre lagres kundens navn, dato for opprettet (kan kalles ordredato) og dato for regnskap (regnskapsdato). Regningen kan ha forskjellige statuser:

åpen – regning er opprettet og første linje er ført, nye linjer kan legges til.

klar for betaling – nye linjer kan ikke legges til, valg av betalingsmåte er neste

lukket – nye linjer kan ikke legges til, regninger er satt på vent, den er ikke ferdig

skrevet og lukket – regningen er låst og betraktes som ferdig, kan bli overført til regnskap via regnskapseksport. (dette blir litt gjentagelse av det som har stått lenger oppe)

En regning har som regel tilknytning til en journal eller et salg, men regninger kan også opprettes uavhengig av disse faglige skjemaene. En regning som ikke er en faktura (se nedenfor) kan skrives ut som en kvittering. På denne framkommer regningsnummer og informasjon om regnskapsklienten (org. nr., adresse).

Faktura (invoice)
En (eller flere) regninger kan også faktureres. Da får regningen et fakturanummer basert på hvilken regnskapsklient det gjelder. Fakturanummeret består av: bokstaven I (for Invoice) + prefiks + årstall + løpenummer. Utskrift av faktura gjøres på ark med girodel nederst eller på blankt A4 ark. En innstilling på regnskapsklienter tilbyr valg om KID og OCR-skrift. Fakturautskriften viser fakturanummeret i tillegg til regningsnummer og ev. journal eller salgsnummer.

KID: Denne er på 13 tegn og består av: kundenummer (7) + programtype (1) + løpenummer (4) + kontrollsiffer (1). Beregning av kontrollsiffer gjøres med Modulus 10.

Regnskapsinnstillinger/rutiner (menyvalg: Administrasjon à Økonomi)

Konto

Kontokonvertering

Regnskapsklient

Momsgrupper

Kreditkort

Regnskapseksport

Kontoavstemning

Overføring til eksternt regnskap
Programmet tilbyr overføring til flere forskjellige regnskapssystemer.

Det er enheten regning (Bill) som overføres. Bare regninger som har status ”skrevet og lukket” kan overføres. Regningene må også ha lik debet- og kreditsum, noe som blir kontrollert før overføring. Det er regningens regnskapsdato (= dato for når regningen er ”skrevet og lukket”) som overføres sammen med regningsnummer, kontonavn, debet- og kreditbeløp inkl. mva og diverse hjelpefelt som bl.a. angir momskontoer. En regning som er betalt kontant (kort eller kontanter) får regningsdato lik betalingsdatoen, og overføres som ett bilag. En faktura får regningsdato lik fakturadato og overføres som ett bilag. Senere innbetalinger overføres som nye bilag, ett per betalingsdato.

Til toppen